Descrição
Recepcionista diurno bilingue, simpático, receptivo, organizado, responsável, que goste de receber feedbacks.
Carga horária de 40h semanais, com atribuições principais de receber hóspedes, fazer vendas, receber pagamentos, gerir seu assistente, dar feedbacks, cumprir rotina e garantir o bom funcionamento da casa.
Dias: Segunda, Terça, Quarta, Quinta a Sábado (folga sexta e domingo)
Horários: 06:00~12:00 e 13:00~17:00 (almoço 12:00~13:00)
Local: Ladeira Ary Barroso 15, Leme, Rio de Janeiro – RJ
Salário: R$2000/mês
Benefícios: Café da Manhã no Local; Passagem; descontos no consumo na casa; ingressos grátis para festas parceiras com bebida inclusa
Requisitos
Soft Skills
- Simpatia
- Bom humor
- Paciência
- Responsabilidade
Hard Skills
- Proficiência em Ingles e Português
- Noções de informática
Assistência
O “Recepcionista A” dispõe de um assistente, durante parte do seu turno, com possível exceção de alguns dias.
Sob o comando do recepcionista, ambos atuam em conjunto na realização das tarefas necessárias para cumprir as rotinas e garantir o bom funcionamento da casa.
Tarefas permanentes
Tarefas permanentes são aquelas que se repetem durante todo o turno, sob necessidade ou sob solicitação.
- Responder canais de comunicação (telefone, email, whatsapp, booking e airbnb)
- Dar suporte, tirar dúvidas e dar dicas para hóspedes
- Fazer check ins e check outs
- Vender day use
- Vender armazenamento de bagagem
- Vender café da manhã
- Apresentar o hostel aos hóspedes
- Fazer agendamentos de reservas
- Fazer cobranças
- Vender itens de conveniência do expositor na recepção
- Vender bebidas do bar (não inclui lanches e drinks)
- Vender e prestar o serviço de lavanderia
- Indicar e vender festas e passeios
- Gerir seu assistente
- Buscar a satisfação do seu assistente
- Informar gerência pelo grupo do whatsapp sobre situações adversas
- Gerenciar maleiro
- Informar incoerências, não entendimentos e sugerir melhorias acerca desta página
Rotina
Tarefas permanentes são aquelas que se repetem durante todo o turno, sob necessidade ou sob solicitação.
8h
Pegue seu uniforme (foi lavado) no local combinado e vista-o.
Isso transmite mais segurança ao hóspede de que de fato está falando com um funcionário da casa e evita que voluntários que estão fora do turno sejam incomodados com solicitações.
Inicie seu turno na “recepção principal”, localizada dentro da casa, ao lado da porta de entrada e abra o caixa:
- Faça login no Cloudbeds como recepcionista.
- Clique nas 3 barras Na barra “Menu” fica na parte superior izquierdo.
- Clique em “Gaveta de Caixa” e depois “Abrir Gaveta de Caixa” para abrir uma nova caixa.
- Selecione Hostel Maresias Do Leme como caixa existente. Apos faça a contagem das notas em dinheiro da caixa.
- Coloque o valor que esta recebendo sua caixa, se houver discrepâncias entre o valor na gaveta e o valor registrado no Cloudbeds, registre o novo valor com uma anotação “Abertura de caixa com diferençã positiva/negativa de ” Valor da diferencia”
- Clique em “Salvar” para abrir a caixa.
Responder canais de comunicação
Revise as mensagens não respondidas no Whatsapp, Booking, Airbnb. Lembre-se de rolar a tela para baixo, para tentar recuperar mensagens esquecidas. Utiliza as mensagens guardadas como atalhos, selecione a mensagem mais adequado ao contexto da conversa, é só apertar a tecla ( / )
Preencher o relatório de Governança
Circule para o hostel para listar o que falta ser limpo.
Aproveite para organizar móveis, tirar coco do Mahalo e esvaziar cinzeiros, mas não se preocupe em fazer uma tarefas demoradas de limpeza agora.
As tarefas serão distribuidas daqui a pouco.
Link para preenchimento:
https://maresiasdoleme.com/?ff_landing=28
Verificar se houve No Show ou early check in no turno anterior
- No-Show: Um No Show acontece quando um hóspede que tem uma reserva não aparece para o check-in na data prevista. Para verificar se houve No Show no turno anterior, você pode verificar o calendario de reservas e procurar por reservas que não tenham sido marcadas como “check-in”. Além disso, você pode tentar entrar em contato com os hóspedes por telefone ou e-mail para confirmar se eles ainda pretendem chegar. de acordo nas politicas de cancelamento ou não show o hospede sera cobrado a taxa de no show.
- Early check-in: Early check-in é quando um hóspede chega antes do horário de check-in estabelecido. Para verificar se houve early check-in no turno anterior, você pode verificar no calendario as informações de check-in registradas para as reservas do turno anterior e procurar por hóspedes que tenham feito check-in antes do horário estabelecido. Além disso, você pode perguntar para o turno anterior para ver se algum hóspede chegou cedo e foi acomodado antes do horário de check-in
Fazer cobranças de cartão de crédito das reservas confirmadas e atualizar no sistema
- Obtenha as informações de pagamento do Booking.com: Quando um hóspede reserva um quarto através do Booking.com, o site geralmente solicita informações de pagamento para garantir a reserva. Verifique às informações de pagamento da reserva, que geralmente incluem o número do cartão de crédito, data de validade, código de segurança e nome do titular do cartão.
- Verifique se a cobrança é permitida: Antes de fazer qualquer cobrança, certifique-se de que a reserva permita cobranças de cartão de crédito. Pode ter políticas diferentes em relação a cobranças de cartão de crédito e podem exigir que o pagamento seja feito parcelado.
- Acesse o sistema PayMe da Mundi Pag: Acesse a plataforma do PayMe da Mundi Pag usando o login e senha de acesso.
- Insira as informações de pagamento: Insira as informações do cartão de crédito fornecidas pelo Booking.com no campo apropriado do PayMe. Insira o valor da cobrança e, se necessário, adicione o parcelamento se for o caso. Certifique-se de que todas as informações estão corretas antes de processar a cobrança.
- Processar a cobrança: Após verificar todas as informações, processe a cobrança de hospedagem. O sistema PayMe da Mundi Pag é seguro e a transação será criptografada para garantir a segurança das informações do cartão de crédito.
- Atualize a reserva: Após a cobrança ser processada com sucesso, é importante atualizar o pagamento na reserva no sistema Cloudbeds. Verifique se o status da reserva foi atualizado para refletir o pagamento recebido e se todas as informações da reserva estão atualizadas e precisas.
- Em caso de cartão invalido: Reporte se os dados de cartão não autorizaram a cobrança. coloque no estatus da reserva, Cartão Invalido, assim como tambem em anotações
9h
Você tem um assistente de 9h às 15h. Receba-o com efusividade e entregue-o seu uniforme!
Você deverá instruí-lo para que auxilie sempre com limpeza, arrumação da casa, montagem de kits e a apresentação da casa aos hóspedes.
Sempre que você precisar se afastar da recepção, peça-o para que fique no seu posto, inclusive durante seu horário de almoço.
Distribua tarefas de limpeza pendentes
Reuna com responsável pela limpeza no turno (em geral, Adelaide) e com seu assistente e combinem a distribuição entre eles das tarefas preenchidas no último relatório de governaça. O relatório foi enviado automaticamente para o Gmail do hostel, onde vocês podem acessa-lo.
Responder canais de comunicação
Revise as mensagens não respondidas no Whatsapp, Booking, Airbnb. Lembre-se de rolar a tela para baixo, para tentar recuperar mensagens esquecidas.
Pegue um incenso nos módulos abaixo do caixa e acenda, colocando-o no suporte situado em frente à porta do quarto angra
10h
Desligar o Ar condicionado dos quartos compartilhados
Dirija se no corredor que esta no fundo da area da copa, perto dos varais. nessa parede esta nosso tablero de disjuntores que liga e desliga os Ar Condicionados. Cada disjuntor te o nome de cada quarto.
Comunique-se com check outs de hoje
Enviar mensagem aos hóspedes que farão check out (no whatsapp, basta digitar /ch) Há mensagens prontas já salvas no whatsapp web (ex.: Para confirmação de reserva, endereço do hostel, café da manhã, etc.).
Comunique-se com os check ins de hoje de quartos privativos
Envie mensagem pelo whatsapp para hóspedes que farão o check in nos quartos privativos hoje, dando boas vindas e perguntando a previsão de horário chegada.
Quem informar que chega antes das 13h, lembre de oferecer o maleiro como cortesia.
Quem informar que chega depois de meia noite, deve preencher o pagar de forma antecipada e preencher o formulário de check in online:
Caso a lotação do hostel esteja acima de 80%, faça isso também durante o dia para as reservas de quarto compartilhado.
Responder canais de comunicação
Revise as mensagens não respondidas no Whatsapp, Booking, Airbnb. Lembre-se de rolar a tela para baixo, para tentar recuperar mensagens esquecidas.
11h
Preparar quartos compartilhados para check in
Solicite que seu assistente tire o lixo e as etiquetas das camas vazias, limpe baús e camas vazios e passe um pano com desinfetante perfumado no chão dos quartos compartilhados
Responder canais de comunicação
Revise as mensagens não respondidas no Whatsapp, Booking, Airbnb. Lembre-se de rolar a tela para baixo, para tentar recuperar mensagens esquecidas.
Pegue um incenso nos módulos abaixo do caixa e acenda, colocando-o no suporte situado em frente à porta do quarto angra
Prepare as etiquetas de identificação das camas, sem destacá-las. Insira o nome do hóspede e data de check in
12h
Você pode tirar seu uniforme para evitar de ser incomodado neste horário (lembre-se de colocá-lo de volta ao voltar para o trabalho)
Solicite que seu assistente te substitua na recepção neste período e instrua para que, caso não consiga resolver algo, chame o gerente.
Se ele não estiver disponível, peça que explique que o responsável está almoçando e anote num papel o problema junto ao nome, quarto e whatsapp do hospede, para que a recepção entre em contato com uma solução 13h, ou simplesemente que o hóspede volte neste horário.
13h
Pegue um incenso nos módulos abaixo do caixa e acenda, colocando-o no suporte situado em frente à porta do quarto angra
Só é possível fazer check in após todos débitos desta e de uma possível reserva anterior estarem quitados. (Não permitir check in antes do pagamento do valor integral)
Lembre-se de, ao entregar as malas de quem chegou mais cedo que estão no maleiro, conferir nome do hóspede na etiqueta fixada na mala.
Responder canais de comunicação
Revise as mensagens não respondidas no Whatsapp, Booking, Airbnb. Lembre-se de rolar a tela para baixo, para tentar recuperar mensagens esquecidas.
Prepare as etiquetas de identificação das camas, sem destacá-las. Insira o nome do hóspede e data de check in
14h
- Acesse a plataforma da Nota Carioca: Para emitir uma nota fiscal eletrônica pela Nota Carioca, acesse a página oficial do sistema (https://notacarioca.rio.gov.br/) e faça o login com o seu certificado digital.
- Selecione a opção “Emitir Nota Fiscal”: Na página inicial da Nota Carioca, selecione a opção “Emitir Nota Fiscal” e escolha o tipo hospedagem em hostel, geralmente é a nota fiscal de serviços.
- Preencha as informações do hóspede: Preencha os dados do hóspede, incluindo nome completo, endereço, CPF ou CNPJ e valor da hospedagem. (Caso não tiver os numeros de CPF é só colocar o nome e seguir sem outros dados)
- Informe o valor do pagamento pela reserva e consumação do hóspede
- Emita a nota fiscal: Após preencher todos os dados necessários, revise as informações e emita a nota fiscal eletrônica.
- Envie a nota fiscal ao hóspede: Após a emissão da nota fiscal, envie-lhe a nota fiscal por Whatsapp
15h
Despessa-se com efusividade e lembre-o de colocar a camisa na cesta do corredor do varal, para que seja lavada
16h
Enviar mensagens para check ins que não chegaram
<ESCREVER MENSAGEM PADRAO>
Responder canais de comunicação
Revise as mensagens não respondidas no Whatsapp, Booking, Airbnb. Lembre-se de rolar a tela para baixo, para tentar recuperar mensagens esquecidas.
Preencher o relatório de Governança
Circule para o hostel para listar o que falta ser limpo.
Aproveite para organizar móveis, tirar coco do Mahalo e esvaziar cinzeiros.
Link para preenchimento:
https://maresiasdoleme.com/?ff_landing=28
17h
Avaliar e Responder Avaliações
Responder avaliações no booking e avaliar hóspedes no Airbnb
Responder canais de comunicação
Revise as mensagens não respondidas no Whatsapp, Booking, Airbnb. Lembre-se de rolar a tela para baixo, para tentar recuperar mensagens esquecidas.
<INSERIR INSTRUÇOES>
Depositar envelope de fechamento
Lacre o envelope do fechamento de caixa com o grampeador e deposite-o pela fissura da caixa de metal, que fica dentro do maleiro
18h
Depositar uniforme no cesto do corredor do varal; aguardar próximo recepcionista chegar e informar check ins que estão pra chegar e outras informações relevantes.
Dúvidas frequentes dos recepcionistas
Categoria de Dúvida
Resposta
